La fattura elettronica e sua conservazione – avv. Fabio Salomone

“Cos’è la FatturaPA”?

“La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.”

Con questa laconica definizione il sito http://www.fatturapa.gov.it/ risponde al quesito.

Esaminando il dettato normativo contenuto nell’art. 21, comma 1 del DPR 633/72, come modificato dall’art. 1, comma 325, lett. d) legge 24 dicembre 2012 n. 228, notiamo come la fattura elettronica viene definita come quella “fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”.

Ai nostri fini, l’art. 21 va rapportato con quanto disposto dall’art. 39 del medesimo DPR 633/72, intitolato “Tenuta e conservazione dei registri e documenti” che prevede, al comma 3: “le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze, adottato ai sensi dell’art. 21 comma 5 del Dl 7 marzo 2005, n. 82” (CAD) rimandando ad uno o più decreti del Ministro dell’Economia e delle Finanze per la definizione delle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.

Per complicare la comprensione della normativa fiscale in materia, il Legislatore, accanto al concetto di “fattura elettronica”, utilizza quello di “fattura creata in formato elettronico” (art. 39, comma 3 DPR 633/72): sorge la domanda se tali denominazioni vengono utilizzate per riferirsi al medesimo atto, oppure ineriscono a due diverse tipologie di fatture. Rispondere al presente interrogativo in un modo o nell’altro, ha effetti diversi sulla fatturazione elettronica, che ex art. 21 DPR 633/72, “viene emessa e ricevuta” in formato elettronico.

L’art. 39, infatti, nel richiamare le fatture “create in formato elettronico”, unitamente a quelle “cartacee”, prevede che queste possono essere conservate elettronicamente.

La contrapposizione tra il dettato normativo di cui all’art. 21 che impone un “obbligo” di conservazione elettronica delle fatture, sembra cozzare con quanto previsto dal successivo art. 39 che prevede una mera facoltà di conservazione per le fatture create in formato elettronico, unitamente a quelle cartacee.

La contrapposizione è meramente apparente: infatti il Legislatore ha voluto distinguere, all’interno della normativa fiscale, ipotesi distinte, applicando ad esse una diversa regolamentazione in ordine alla loro conservazione (obbligo versus facoltà).

Non tutte le fatture create in modalità elettronica, infatti, possono essere considerate “fatture elettroniche” ai sensi dell’art. 21: le fatture ad esempio elaborate in formato elettronico, tramite un software di contabilità o un elaboratore di testi, ma inviate e ricevute su carta, non sono fatture elettroniche. La medesima fattura cartacea, però, scannerizzata, inviata e ricevuta tramite posta elettronica, può essere agevolmente intesa quale fattura elettronica.

La FatturaPA, però, pur rientrando tra le fatture elettroniche, ha natura e caratteristiche peculiari, che ne fanno una species rispetto al più ampio genus della fattura elettronica.

La FatturaPA ha, infatti, le seguenti caratteristiche:

1. il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio;
2. L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
3. la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Quindi non tutte le fatture elettroniche possono essere utilizzate nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato, nei confronti delle quali la Legge finanziaria 2008 (Legge n.244 del 24 dicembre 2007) ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche … deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), sistema informatico di supporto al processo di ricezione e inoltro delle fatture elettroniche alle Amministrazioni destinatarie.

La fatturaPA è quindi un file con estensione XML contenente tutti i dati relativi al soggetto emittente, al soggetto destinatario, le somme dovute, le causali del pagamento, gli estremi per il pagamento, ecc. Questo file, debitamente firmato elettronicamente, con forma digitale qualificata, viene inviato allo SDI a mezzo posta elettronica certificata per la sua analisi, verifica e, in caso di assenza di problemi, trasmissione all’Amministrazione che ne dovrà curare il pagamento, previa verifica, da parte di quest’ultima, della fondatezza della richiesta medesima (il sistema infatti verifica la regolarità formale della fattura e non la fondatezza della richiesta di pagamento e la correttezza delle somme ivi richieste).

La fatturaPA, così come in generale la fattura elettronica, deve essere quindi conservata. E, secondo quanto previsto dall’art. 39, deve essere conservata “in modalità elettronica”.

Sorge il problema quindi di comprendere in quale maniera la normativa fiscale, coordinata con le regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) nonché con la normativa in materia di conservazione (Decreto MEF 17 giugno 2014) vada ad influire sulle concrete modalità di conservazione delle fatture emesse in favore delle Amministrazioni dello Stato.

Cominciamo col dire che le fatture elettroniche non possono essere conservate in modalità analogica, ovvero mediante stampa delle stesse su supporto cartaceo. Tale modalità è infatti palesemente contra legem.

Le modalità di conservazione non sono libere, ma debbono seguire, ai sensi del citato art. 39, le prescrizioni di cui al D.M. 17/06/2014 (che ha sostituito il precedente D.M. del 23/01/2004), intitolato “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.

Autenticità, integrità, leggibilità

L’art. 2 del DM MEF 17/06/2014 prevede al comma 1 che “ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica”.

Le regole tecniche, come detto, sono quelle dettate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014 – Supplemento Ordinario n. 20, mentre il comma 3 dell’art. 21 dispone, sul punto che “Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.”

Ai fini della conservazione, per rispettare il dettato di cui all’art. 21, il soggetto passivo deve assicurare:

1. l’autenticità dell’origine
2. l’integrità del contenuto
3. la leggibilità della fattura

Questi tre requisiti debbono perdurare per tutto l’intero processo di conservazione della fattura, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. La dizione dell’art. 21 parla genericamente di “fattura”: la mancanza di aggettivazione rende la norma applicabile sia alla fatturazione elettronica che a quella cartacea.

I tre requisiti possono essere garantiti mediante:

1. sistemi di controllo di gestione,
2. ovvero tramite firma elettronica qualificata o digitale
3. ovvero mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica di dati
4. ovvero mediante altre tecnologie comunque idonee a garantire l’autenticità dell’origine e integrità dei dati.

La norma adotta una formulazione “aperta”, non indica cioè una particolare preferenza per uno dei mezzi ivi indicati, ma si limita ad indicare possibili (e come tali non vincolanti) metodi, atti comunque a garantire il loro adempimento: non importa quale mezzo si utilizzi, purché questo garantisca l’autenticità del documento, la sua integrità e la sua leggibilità. Stando così le cose, la elencazione formulata dall’art. 21 deve intendersi sicuramente meramente esemplificativa; la indicazione espressa però dei tre metodi, consente di poter sostenere che essi legittimamente possono ritenersi strumenti idonei alla perfetta esecuzione dell’obbligo di cui all’art. 21: l’uso della firma elettronica qualificata, in buona sostanza, garantisce pienamente le esigenze previste dalla norma.

L’apposizione della firma digitale sulla fattura, ed in generale su un qualsiasi documento, consente di comprovare oltre ogni ragionevole dubbio l’identità del soggetto che lo ha emesso (autenticità); consente altresì di attestarne la mancata alterazione (integrità).

Il requisito della leggibilità, invero, non può essere collegato direttamente alla firma digitale (ma neanche agli altri metodi indicati dalla norma) ma, in mancanza di una espressa precisazione del suo contenuto da parte del Legislatore nell’art. 21, va sicuramente collegato alla capacità del documento di essere accessibile su più piattaforme, senza problemi di compatibilità tra sistemi operativi o software: l’adozione del formato .XML per la fatturaPA consente di rispettare anche questa esigenza primaria nell’ambito della conservazione dei documenti fiscali, in quanto i file XML contengono semplice “testo marcato” capace di interagire con applicazioni molto differenti tra loro, garantendo così la portabilità del file su più sistemi operativi e su diversi software, riducendo così il rischio della obsolescenza del documento informatico.

La definizione di “leggibilità” la ritroviamo invece nelle Regole Tecniche in materia di conservazione, di cui al DPCM 3 dicembre 2013: «insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti». Occorre quindi che il formato digitale utilizzato per la conservazione dei documenti informatici, ai fini fiscali, debba garantire, per tutta la durata del processo di conservazione, l’accessibilità e fruibilità al contenuto del documento stesso: il formato XMl come detto rispetta, quindi, perfettamente i canoni normativi e regolamentari.

Accesso automatizzato, stampa e copia

L’art. 39 del DPR 633/72, ancora, prevede che “il soggetto passivo … assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuto, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’art. 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico”.

Questa norma indica ulteriori requisiti per una corretta conservazione delle fatture elettroniche:

1. la metodologia utilizzata deve garantire “l’accesso automatizzato all’archivio” ovvero deve consentire l’elaborazione elettronica dello stesso da parte di un computer, attraverso un software di controllo. Da qui l’esigenza di utilizzare, per la redazione dei documenti fiscali, uno standard capace di essere letto ed utilizzato senza limitazioni di sistema (il formato .XML, appunto). Il concetto di “accesso automatizzato” prescinde dalla fisica possibilità per l’uomo di leggere i dati contenuti nei documenti: ciò che conta è che i sistemi informatici siano comunque in grado di poter elaborare i dati e le informazioni contenute nella documentazione fiscale oggetto di conservazione, a prescindere dalla concreta possibilità che questi siano fisicamente visibili o agevolmente comprensibili, come quando si accede ad una documentazione cartacea.
2. Tutti i dati contenuti nella documentazione fiscale, ivi compresi quelli relativi alla garanzia dell’autenticità e integrità (e quindi quelli relativi alla firma digitale/marca temporale) devono poter essere stampati;
3. Gli stessi dati debbono poter essere trasferiti, con le medesime caratteristiche di integrità e autenticità (e quindi muniti di firma digitale e marca temporale) su un altro supporto informatico (cd, dvd, penna usb, ecc.).

L’archivio delle fatture ed in genere dei documenti fiscali può essere situato, per espressa previsione normativa (art. 39, comma 3 DPR 633/72) anche all’estero: “il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza”. Il concetto di “assistenza” riguarda la facoltà di esercizio della potestà amministrativa tributaria transfrontaliera, nel senso che la conservazione dei documenti in territorio straniero non deve costituire impedimento all’accesso e all’acquisizione dei documenti fiscali oggetto di conservazione.

Il “sistema di conservazione”

Nel nostro ordinamento manca del tutto una definizione esaustiva di sistema di conservazione, il che rende difficilissima l’interpretazione e la conseguente applicazione della norma.

Nell’allegato 1 del DPCM 3 dicembre 2013, contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” è presente una definizione di sistema di conservazione, inteso quale «strumento che di conservazione dei documenti informatici di cui all’art. 44 del Codice (CAD)»: il riferimento però all’art. 44 del CAD non ci aiuta a comprendere il senso del sistema di conservazione, in quanto la norma, a ben vedere, si occupa dei requisiti funzionali della conservazione (identificazione, autenticità, leggibilità, reperibilità dei documenti, ecc.), ma non entra nel merito della conservazione, ovvero non fornisce alcun elemento utile a comprendere come è strutturata concretamente una conservazione a norma. La lettura della norma sembra consentire qualsiasi strumento che comunque sia in grado di rispettare i requisiti previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione dei documenti fiscali.

A conferma di quanto sopra detto, l’art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 recita: «…il sistema di conservazione assicura … la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità …».

I requisiti richiesti dalla norma, quindi, sono meramente funzionali e non strumentali: l’importante non è come si attua la conservazione, ma che essa risponda alle esigenze individuate dal Legislatore.

Le regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici sono sicuramente complesse e necessitano sicuramente di uno strumento informatico per la organizzazione dei dati da conservare. Sicuramente l’attività di conservazione non può prescindere dall’utilizzo di un software capace di elaborare i documenti portati in conservazione, ma non è detto che il servizio di conservazione debba necessariamente essere svolto in modalità outsourcing.

È possibile ipotizzare una conservazione “domestica” della fatturazione elettronica?

Il Decreto MEF del 17 giugno 2014

Una chiave di lettura possibilista la si trova nel Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, intitolato “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.

L’art. 3, intitolato “Conservazione dei documenti fiscali, ai fini della loro rilevanza fiscale”, prevede che:

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
2. a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
3. b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
4. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
5. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4‐ter, del decreto‐legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.

Se le Regole tecniche appaiono complesse e articolate, l’art. 3 sembra semplificare notevolmente il livello degli adempimenti “minimi”, atti comunque ad assolvere gli obblighi normativi.

Infatti, accanto al generale obbligo di rispetto contenuto nel comma 1 dell’art. 3, il comma 2 stabilisce uno standard minimo di obbligo che comunque va rispettato da chi intenda attuare il processo di conservazione: questo deve garantire almeno l’espletamento delle “funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni” sulle voci “cognome”, “nome”, “denominazione”, “codice fiscale”, “partita IVA”, “data”. L’architettura utilizzata per la conservazione dei documenti, deve consentire, oltre alla ricerca semplice, anche quella per “associazioni logiche”, ad esempio denominazione + data, cognome + partita IVA: in buona sostanza dovrebbe consentire l’utilizzo degli operatori booleani nell’espletamento dell’attività di ricerca, al fine di restringere i risultati a quelli effettivamente utili nell’attività di verifica.

L’art. 3, inoltre, aggiunge un dato molto importante che non era presente nelle disposizioni sin qui esaminate: ovvero l’obbligo di apporre al pacchetto di archiviazione, un riferimento temporale opponibile ai terzi, ovvero una marca temporale, in modo da “chiudere” temporalmente ed in maniera definitiva il processo di conservazione di un determinato pacchetto di fatture.

L’art. 3 comma 1, lettera a) comunque richiama le regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013, per cui occorre, per chiudere il ragionamento, verificare se queste frappongano tali e tanti ostacoli alla creazione di un sistema di conservazione inhouse, tanto da giustificare l’affidamento in outsourcing al processo di conservazione della documentazione fiscale, in particolare delle fatture elettroniche.

Le Regole Tecniche

L’art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 fornisce alcune informazioni utili al nostro interrogativo.

Innanzitutto indica chiaramente che accanto ai documenti informatici ed amministrativi informatici e al fascicolo informatico (questi ultimi riguardanti più specificamente la Pubblica Amministrazione ed il protocollo informatico della PA), che dovranno essere oggetto di archiviazione, il sistema deve prevedere la creazione e l’inserimento nel pacchetto di conservazione, dei “metadati” associati ai medesimi documenti, i cui all’allegato 5 del Decreto.

Cosa sono i “metadati”?

Tecnicamente il metadato è un insieme di informazioni che agevolano la funzione di archiviazione e di ricerca, possono essere descrittivi, gestionali e strutturali: “Nel mondo digitale, data la labilità dell’informazione elettronica, questi tipi di metadati assumono un’importanza preponderante ai fini della conservazione permanente degli oggetti digitali: essi possono documentare i processi tecnici associati alla conservazione permanente, fornire informazioni sulle condizioni e i diritti di accesso agli oggetti digitali, certificare l’autenticità e l’integrità del contenuto, documentare la catena di custodia degli oggetti, identificarli in maniera univoca” (Fonte: Wikipedia)

L’allegato 5 al DPCM 3/12/2013 indica 3 tipologie di “metadati minimi” da inserire in uno o più file xml da collegare ai medesimi documenti:

1. Quelli relativi al documento informatico;
2. Quelli relativi al documento amministrativo informatico
3. Quelli relativi al fascicolo informatico o all’aggregazione documentale informatica.

Metadati minimi del documento informatico

• Identificativo del documento informatico (IDDocumento): tale dato, costituito da 20 caratteri alfanumerici, deve essere univoco e persistente, associato in maniera univoca e permanente al documento informatico, in modo da consentirne l’identificazione;
• Data di chiusura (datachiusura): indica il momento in cui il documento è stato reso immodificabile (data di apposizione della firma digitale/marca temporale)
• Oggetto (oggettodocumento): questo metadato consente di inserire, in un campo massimo di 100 caratteri, la descrizione del contenuto del documento
• Soggetto produttore (soggettoproduttore): ovvero l’autore del documento informatico, nel nostro caso, chi ha emesso la fattura elettronica, con specificazione di:
  1. Nome
  2. Cognome
  3. Codice fiscale
• Destinatario (destinatario): ovvero il soggetto a cui è stata inviata la fattura elettronica, con specificazione di:
  1. Nome
  2. Cognome
  3. Codice fiscale

Questi metadati minimi sono i medesimi richiamati dalla disposizione contenuta nell’art. 3 Decreto MEF del 17 giugno 2014: “cognome”, “nome”, “denominazione”, “codice fiscale”, “partita IVA”, “data”.

Allo stato, quindi, ancora nulla appare opporsi maniera decisiva alla possibilità di organizzare la conservazione “domestica” delle fatture elettroniche.

Proseguiamo nell’analisi delle Regole Tecniche, entrando nel merito della conservazione, esaminando come va fatta e quali sono le condizioni perché la stessa venga ritenuta “a norma”.

L’art. 5 delle Regole Tecniche consente espressamente che “la conservazione può essere svolta: a) all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare”.

La conservazione, però, deve essere strutturata “secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti” che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.

La norma ci dice, in buona sostanza, che una cosa è l’archiviazione documentale, effettuata anche in formato digitale, altro è invece la conservazione dei documenti informatici.

Il sistema di conservazione, infatti, individua non soltanto l’oggetto della conservazione e le modalità della stessa, ma anche i soggetti qualificati che sono deputati allo svolgimento di compiti ben precisi e distinti: il produttore, l’utente e il responsabile della conservazione.

Il produttore è il soggetto (persona fisica o giuridica) che ha emesso la fattura o, in generale, ha formato il documento da conservare. Il produttore è altresì tenuto a produrre il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.

L’utente è colui (persona, ente o sistema) che interagisce con il sistema di conservazione al fine di fruire delle informazioni contenute nei documenti conservati.

Il responsabile della conservazione è il soggetto responsabile delle attività contemplate nell’art. 9 comma 1 delle Regole Tecniche del sistema di conservazione.

Quest’ultimo soggetto è titolare di una serie notevole di incombenze e, conseguentemente, di responsabilità dirette, personali ed anche penali. Di solito, quando si parla di responsabile della conservazione, si tende ad escludere che questi coincida con l’autore del documento informatico. Questo perché il processo di conservazione richiede determinate capacità: una buona preparazione sulle norme di riferimento, una conoscenza adeguata sui principali processi di gestione dei documenti fiscali e una sufficiente esperienza nel settore dell’Information Technology.

Non va dimenticato che il Responsabile della conservazione dovrà verificare, con cadenza non superiore a cinque anni, l’integrità degli archivi e la leggibilità degli stessi provvedendo ove necessario ad effettuare una nuova creazione di un pacchetto di archiviazione in sostituzione di quello danneggiato o non perfettamente leggibile.

Questo però non toglie che l’autore del documento non possa rivestire anche le funzioni di responsabile della conservazione ove sia munito di requisiti professionali adeguati a soddisfare le esigenze della conservazione; il tutto però non prescinde dall’utilizzo di un software che riesca a conservare la documentazione nel rispetto delle regole tecniche.

Questo software, in particolare, dovrebbe:

1. Acquisire il c.d. “pacchetto di versamento” ovvero un “contenitore” definito “pacchetto informativo” che racchiude uno o più documenti da conservare (e dei relativi metadati);
2. Generare il “rapporto di versamento” ovvero un documento informatico (ed i suoi relativi metadati) – univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale (marca temporale) – che attesti l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento. Le Regole Tecniche all’art. 9 prevedono che il rapporto di versamento può essere “eventualmente” firmata digitalmente dal responsabile della conservazione ove ciò venga previsto dal manuale;
3. Verificare che il pacchetto di versamento ed i documenti ivi contenuti siano stati redatti secondo i formati previsti nell’allegato 2 delle Regole Tecniche: PDF-PDA/A; TIFF; JPG; OOXML; ODF; XML; TXT. In caso contrario provvedere a rifiutare il pacchetto di versamento;
4. Generare il “pacchetto di archiviazione” che dovrà essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione;
5. Generare altresì il “pacchetto di distribuzione” che dovrà essere predisposto ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente (es. con il risultato della ricerca effettuata sui metadati)
6. Generare, infine, delle copie o duplicati informatici.

Altra condizione per l’espletamento inhouse dell’attività di conservazione, è la redazione del manuale di conservazione che, ai sensi dell’art. 8 delle Regole Tecniche, “illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”.

Il pacchetto di archiviazione

Aspetto non trascurabile nella fase di conservazione delle fatture elettroniche è la creazione del pacchetto di archiviazione nel rispetto degli standard previsti dalle Regole Tecniche.

Queste prevedono, accanto al “contenitore” dei documenti fiscali denominato “Pacchetto di Archiviazione (PdA)”, la creazione di un “Indice del Pacchetto di Archiviazione (IPdA)”, definito come “l’evidenza informatica associata ad ogni PdA, contenente un insieme di informazioni articolate, corredato da un riferimento temporale (marca temporale) e dalla firma elettronica qualificata del soggetto che interviene nel processo di formazione del pacchetto di archiviazione. L’indice deve contenere obbligatoriamente alcune informazioni espressamente elencate nell’allegato 4 delle Regole Tecniche.

Queste informazioni contenute nell’Indice, così come quelle contenute nei pacchetti e nei singoli documenti, devono necessariamente essere redatti in formato XML al fine di consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o attraverso associazioni logiche di questi ultimi.

Conclusioni

Al termine di questo lungo excursus, appare evidente che se non è sicuramente possibile effettuare una conservazione dei documenti fiscali utilizzando mezzi approssimativi e inadeguati, come la stampa o anche il semplice CD/DVD contenente semplicemente la raccolta delle fatture elettroniche emesse nel periodo di riferimento, non è del tutto impossibile realizzare una conservazione sostitutiva a norma anche da parte del produttore del documento informativo, a condizione però che si utilizzi un software capace di svolgere efficacemente il compito di elaborazione, verifica e archiviazione dei dati, restituendo al professionista un pacchetto di archiviazione pronto per la conservazione inhouse, secondo le modalità espressamente previste nel manuale di conservazione e nel rispetto delle regole tecniche.

E chi scrive auspica che questo software possa essere open source.

Autore: Fabio Salomone

Data di pubblicazione: 2014

Riferimento autore: www.avvocatisalomone.it

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